Vous êtes intéressé par une carrière passionnante dans l'administration après votre bac ? Découvrez le métier d'Assistant de direction, un poste essentiel que l'École de commerce AFTEC Rennes vous propose de préparer via son BTS Gestion de la PME (GPME). Ce diplôme vous permettra de développer des compétences précieuses et de devenir un acteur clé dans le bon fonctionnement d'une entreprise.
Qu'est-ce qu'un Assistant de direction ?
L’Assistant de direction est le bras droit d’un dirigeant ou d’un cadre supérieur. Il joue un rôle essentiel dans la gestion quotidienne de l'entreprise, assurant l'organisation et la coordination des activités. Véritable pilier administratif, il est chargé de soulager les cadres des tâches secondaires pour qu’ils puissent se concentrer sur leurs fonctions stratégiques.
Fiche métier Assistant de Direction
Les responsabilités clés de l’Assistant de direction
L'Assistant de direction occupe un poste à responsabilité où l'organisation et la polyvalence sont primordiales. Voici un aperçu des missions principales qu’il peut exercer :
1. Gestion des agendas et des réunions
L'une des tâches majeures de l’Assistant de direction est la gestion des agendas. Il doit planifier et organiser les rendez-vous du dirigeant ou des cadres de l'entreprise. Cela comprend la prise de rendez-vous, l'optimisation du planning, ainsi que la préparation et l'envoi des ordres du jour pour les réunions.
2. Gestion des tâches administratives et des dossiers sensibles
Le métier d'Assistant de direction implique une gestion rigoureuse des dossiers administratifs de l'entreprise. L’Assistant est en charge de la rédaction et de l’archivage des courriers, contrats et documents confidentiels, tout en assurant un suivi administratif précis. Ce poste exige de traiter des informations confidentielles avec une grande discrétion. Par exemple, il peut être amené à gérer des dossiers juridiques, des contrats de travail, ou encore à traiter des informations stratégiques pour l’entreprise.
3. Interface entre les collaborateurs et la direction
L'Assistant de direction joue également un rôle crucial dans la communication interne de l'entreprise. Il fait le lien entre les collaborateurs et la direction, en veillant à ce que l'information circule efficacement et de manière fluide. Il peut aussi être amené à gérer des projets transverses, en coordonnant les équipes et en s'assurant que les délais sont respectés. En parallèle, il s'occupe souvent de la communication externe, en entretenant les relations avec les partenaires de l’entreprise, tels que les fournisseurs ou les clients.
4. Organisation des déplacements professionnels
Les dirigeants et cadres doivent souvent se déplacer pour assister à des conférences, rencontrer des clients ou des partenaires. L'Assistant de direction prend en charge l’organisation des voyages d’affaires : réservation des billets, hébergements, et préparation des documents nécessaires (billets, passeports, visas, etc.).
5. Support dans la gestion de projets
Outre ses tâches administratives, l'Assistant de direction peut jouer un rôle actif dans la gestion de projets. Il collabore étroitement avec les équipes pour assurer le suivi et la bonne exécution des missions en cours. Ce soutien peut inclure la préparation de présentations, la gestion des échéances, et la coordination avec différents services.
Les compétences requises pour être un bon Assistant de direction
Pour exceller dans ce métier, certaines compétences techniques et qualités personnelles sont indispensables.
Compétences organisationnelles
- Gestion des priorités : savoir hiérarchiser les tâches et respecter les délais est fondamental pour un Assistant de direction, surtout lorsqu'il s'agit de jongler entre plusieurs missions.
- Polyvalence : ce métier nécessite une grande capacité d'adaptation, car les journées peuvent être rythmées par des imprévus et des changements de dernière minute.
Compétences en communication
- Capacité à rédiger : l’Assistant de direction doit être capable de rédiger des documents variés (comptes rendus, rapports, mails) avec clarté et précision.
- Relations interpersonnelles : un excellent sens de la communication est essentiel pour établir des relations de confiance avec les collaborateurs et partenaires de l’entreprise.
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques : la parfaite utilisation de logiciels comme Word, Excel, et PowerPoint est un atout pour la réalisation des différentes missions. Une bonne connaissance des outils de gestion de projets ou de CRM (Customer Relationship Management) est également souvent demandée.
- Gestion électronique des documents : les entreprises adoptant de plus en plus des systèmes de dématérialisation, l’Assistant de direction doit savoir gérer des bases de données et des archives électroniques.
Qualités personnelles
- Rigueur et discrétion : en tant que gestionnaire de dossiers souvent confidentiels, l’Assistant de direction doit faire preuve de rigueur et respecter la confidentialité des informations.
- Esprit d'initiative : anticiper les besoins de la direction et proposer des solutions avant que les problèmes ne surviennent est un gage de réussite.
Perspectives de carrière
Ce métier offre de nombreuses opportunités d'évolution. Après quelques années d’expérience, un Assistant de direction peut évoluer vers des postes à plus haute responsabilité, tels que Office Manager, Responsable administratif, ou encore Chef de projet. Il est également possible de se spécialiser dans des domaines plus techniques comme la gestion des ressources humaines, ou de devenir directeur administratif et financier (DAF) dans des PME ou grandes entreprises.
Pourquoi suivre une formation à l'AFTEC Rennes ?
Le BTS Gestion de la PME à l’École de commerce AFTEC Rennes vous prépare de manière concrète et professionnelle au métier d'Assistant de direction. Vous y apprendrez à maîtriser toutes les compétences nécessaires pour occuper ce poste stratégique. L’établissement offre un cadre pédagogique dynamique, avec des intervenants professionnels et des stages pour vous plonger directement dans la réalité du métier.