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Zoom métier : Assistant de Gestion Administrative

Vous envisagez une carrière dynamique dans l'administration après l'obtention de votre bac ? Découvrez le métier d'Assistant de Gestion Administrative, un poste clé proposé par l'École de commerce AFTEC Rennes à travers son BTS Gestion de la PME (GPME). 

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Qu'est-ce qu'un Assistant de Gestion Administrative ?

L'Assistant de Gestion Administrative est un acteur essentiel au bon fonctionnement des entreprises. Son rôle principal est d'assurer le suivi des opérations administratives, de gérer les documents importants et de veiller à la bonne organisation des services. Ce professionnel polyvalent est le garant de l'efficacité administrative et contribue ainsi directement à la performance globale de l'entreprise.

Responsabilités Clés

En tant qu’Assistant de Gestion Administrative dans le cadre du BTS Gestion de la PME, vous serez amené à : 

Gestion des Dossiers Administratifs

  • Traitement des Documents : rédiger, classer et archiver les documents administratifs de l’entreprise, qu’il s’agisse de contrats, de correspondances ou de rapports.
  • Gestion du Courrier : traiter le courrier entrant et sortant, s’assurer de sa bonne diffusion et répondre aux demandes dans les délais impartis.

Suivi Administratif et Budgétaire

  • Gestion des Factures : suivre la facturation des clients et des fournisseurs, vérifier les paiements et relancer les impayés.
  • Suivi des Budgets : aider à l’élaboration des budgets, surveiller les dépenses et assurer le respect des prévisions budgétaires.

Support à la Gestion des Ressources Humaines

  • Gestion des Dossiers du Personnel : tenir à jour les dossiers du personnel, gérer les contrats de travail, les congés, et les absences.
  • Organisation des Recrutements : participer aux processus de recrutement en coordonnant les entretiens, en préparant les documents nécessaires et en assurant le suivi des candidatures.

Communication Interne et Externe

  • Accueil des Visiteurs : accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et orienter les demandes vers les services concernés.
  • Communication Interne : faciliter la circulation de l’information au sein de l’entreprise en rédigeant des notes de service, des newsletters internes ou en mettant à jour l’intranet. 

Compétences Requises

Pour exceller en tant qu’Assistant de Gestion Administrative, vous devez maîtriser :

Compétences Organisationnelles

  • Gestion des Priorités : savoir hiérarchiser les tâches pour gérer efficacement son temps et respecter les délais, même en période de forte activité.
  • Polyvalence : être capable de gérer simultanément plusieurs tâches tout en s’adaptant aux imprévus.

Compétences Communicationnelles

  • Clarté et Précision : communiquer de manière claire et concise, que ce soit à l'écrit ou à l'oral, afin de transmettre les informations de manière efficace.
  • Discrétion Professionnelle : savoir gérer des informations sensibles avec la plus grande confidentialité. 

Compétences Techniques

  • Maîtrise des Outils Bureautiques : utiliser de manière experte les logiciels de bureautique tels que Word, Excel, et PowerPoint, ainsi que les systèmes de gestion de bases de données.
  • Gestion Électronique des Documents : utiliser des logiciels spécialisés pour la gestion des archives numériques et des flux documentaires.

Qualités Personnelles

  • Rigueur et Précision : une grande attention aux détails pour éviter les erreurs administratives et garantir la qualité des tâches effectuées.
  • Esprit d’Initiative : être proactif, anticiper les besoins administratifs de l’entreprise et proposer des améliorations pour optimiser les processus.

Perspectives de Carrière

Après l’obtention de votre diplôme, vous serez prêt à intégrer le marché du travail en tant qu’Assistant de Gestion Administrative dans une PME, une grande entreprise, ou au sein d’organisations publiques. Ce poste peut également évoluer vers des fonctions de Responsable Administratif, Coordinateur de Projet ou encore Gestionnaire de Services Généraux.

Rejoignez l'École de Commerce AFTEC Rennes

Les inscriptions pour la rentrée de septembre 2024 sont ouvertes. Ne manquez pas cette opportunité de vous former à un métier où organisation, rigueur et communication sont les clés du succès. Le BTS Gestion de la PME à l'AFTEC Rennes vous prépare à devenir un Assistant de Gestion Administrative compétent et polyvalent, capable de relever les défis du monde professionnel. 

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